Quy trình quản lý vật tư tiêu hao y tế trong bệnh viện được Chúng tôi tham khảo từ quy trình hoạt động thực tế của Phòng vật tư y tế - Bệnh viện Bạch Mai và một số bệnh viện khác.
Mục đích.
Nhằm quản lý theo dõi việc xuất nhập vật tư tiêu hao y tế và kiểm tra số lượng xuất nhập tồn để tránh việc sử dụng gây lãng phí.
Nội dung quy trình.
Gồm quá trình nhập, quá trình xuất và bảo quản vật tư tiêu hao y tế.
Sắp xếp và bảo quản Kho vật tư
Trách nhiệm của thủ kho: đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư tiêu hao y tế cho các khoa phòng, sắp xếp hàng hóa cho kho vật tư, phân loại theo chủng loại, vật tư được để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt, phải có đường đi để vận chuyển. Bảo vệ tài sản của kho. Cập nhật thẻ kho hàng ngày, kiểm soát về số lượng và chất lượng của vật tư thường xuyên kiểm soát đáo hạn của vật tư.
2.2. Sắp xếp và bảo quản vật tư tại các khoa, phòng
Bổ sung quy định về việc sắp xếp và bảo quản vật tư tại các khoa phòng. Sau khi nhận vật tư các khoa phòng cần xắp xếp bảo quản vật tư theo quy định :
Xắp xếp theo chủng loại vật tư, thường xuyên kiểm tra hạn dùng
Các khoa , phòng phải có kho để bảo quản vật tư , đảm bảo cho vật tư không bị hỏng , mất mát gây lãng phí
2.3 Sơ đồ quá trình nhập kho vật tư tiêu hao y tế
| Trách nhiệm | Các bước thưc hiện | Mô tả |
| Lãnh đạo các đơn vị | Lập dự trù | Căn cứ dựa trên mức tiêu thụ hàng tháng |
| - Căn cứ trên mức dự trữ tối thiểu | ||
| - Nộp cho kho y dụng cụ trước ngày 25 hàng tháng . Lập dự trù theo mẫu | ||
| Thủ kho Vật tư tiêu hao | Tập hợp các dự trù | - Tiếp nhận dự trù các đơn vị, tập hợp trước ngày 30 hàng tháng |
| Lãnh đạo | Phê duyệt | - Căn cứ theo số lượng phát hàng tháng, duyệt số lượng cần nhập cho tháng sau. |
| P.VTTBYT | ||
| Bộ phận tiếp niệu | Mua hàng và theo dõi quá trình giao hàng | - Căn cứ trên kết quả trúng thầu, lập lịch đặt hàng. |
| - Gọi điện thông báo số lượng hàng tháng | ||
| - Gửi lịch đặt hàng cho thủ kho | ||
| Thủ kho và kế toán kho | Nhận hàng và kiểm tra | - Kiểm tra số lượng theo đơn đặt hàng, nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng, ngoại quan , hoá đơn đi kèm (nếu không có hoá đơn thì |
| phải có phiếu xuất kho ). | ||
| - Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhập hàng | ||
| - Đối với hàng không đạt yêu cầu . Lập biên bản, không nhập kho và trả lại. | ||
| Phòng | Nhận hoá đơn | |
| TCKT | thanh toán | - Nhận hóa đơn và làm thủ tục thanh toán |
| - Làm phiếu nhập (BM.29.HT.03) |
2.4 Sơ đồ quá trình xuất kho vật tư tiêu hao y tế
| Trách nhiệm | Các bước thưc hiện | Mô tả |
| Lãnh đạo các đơn vị | Lập phiếu lĩnh | Lĩnh vật tư khi có nhu cầu |
| Lãnh đạo P.VTTBYT | Phê Duyệt | -Các khoa phòng làm dự trù hàng tháng và viết phiếu lĩnh vật tư theo nhu cầu sử dụng có sự đồng ý của Lãnh Đạo khoa . Trưởng phòng VTTBYT duyệt cung cấp vật tư cho các khoa , phòng đó |
| Kho y dụng cụ | Xuất vật tư cho các khoa, phòng | - Cấp phát theo số lượng đã duyệt , kiểm tra, số lượng, chủng loại. |
| Phòng TCKT | Làm phiếu xuất | Xuất theo số lượng kho y dụng cụ phát cho các khoa , phòng |
3.Bảo quản vật tư tiêu hao y tế
3.1 Sắp xếp và bảo quản Kho vật tư tiêu hao
Trách nhiệm của thủ kho: đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư tiêu hao y tế cho các khoa phòng, sắp xếp hàng hóa cho kho vật tư, phân loại theo chủng loại, vật tư được để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt, phải có đường đi để vận chuyển. Bảo vệ tài sản của kho. Cập nhật thẻ kho hàng ngày, kiểm soát về số lượng và chất lượng của vật tư thường xuyên kiểm soát đáo hạn của vật tư.
3.2. Sắp xếp và bảo quản vật tư tiêu hao tại các khoa, phòng
Sau khi nhận vật tư các khoa phòng cần xắp xếp bảo quản vật tư theo quy định :
Xắp xếp theo chủng loại vật tư, thường xuyên kiểm tra hạn dùng
Các khoa, phòng phải có kho để bảo quản vật tư, đảm bảo cho vật tư không bị hỏng, mất mát gây lãng phí.
Thực hiện kiểm kê 1 năm 1 lần, hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo.
4. Các loại hồ sơ và thời gian, nơi lưu trữ.
|
STT |
Tên hồ sơ lưu | Nơi lưu | Thời gian lưu |
| 1 | Phiếu dự trù vật tư tiêu hao y tế | Phòng VTTBYT, các khoa phòng | 1 năm |
| 2 | Sổ theo dõi nhập vật tư tiêu hao y tế | Phòng VTTBYT | 1 năm |
| 3 | Phiếu nhập kho vật tư tiêu hao y tế | Phòng TCKT, Phòng VTTBYT | 1 năm |
| 4 | Phiếu Lĩnh vật tư tiêu hao y tế | Phòng TCKT, các khoa phòng | 1 năm |
| 5 | Phiếu xuất kho vật tư tiêu hao y tế | Phòng TCKT, các khoa phòng | 1 năm |
Stetsanna